社労士活用の基本と契約のポイント
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社会保険労務士（以下社労士）に業務を依頼する場面は、会社を立ち上げた直後から、従業員が増えて会社の規模が拡大しているタイミングまでさまざまですが、どの段階であっても依頼するにあたって重要なのは、「どの契約形態が自社に合っているか」「どこまで社労士に任せるのか」を事前に理解しておくことです。
これらを曖昧にしたまま契約してしまうと、後から「それは契約範囲外です」「追加料金になります」といった認識の違いが起きる恐れがあります。 これから社労士に業務を依頼するにあたっての参考になりますよう、どのようなことに気を付けるべきか。どのような契約の種類があるのかという点について解説します。 |
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はじめに。社労士が専門領域とする主な手続き業務
事業所を立ち上げ従業員を雇用することになったとき、社労士が皆様のお役に立てる場面となります。
社労士の対応できる業務は多岐にわたりますが、その中で最も基本となる業務と、それらが必要となる場面について簡単にご紹介します。
労働保険 （労災保険・雇用保険）に関する手続きでは、事業所は従業員を雇用した時点で適用事業所となり、労働保険に関する業務が発生します。
事業所単位で「労働保険関係成立届」や「概算保険料申告書」を提出しなければなりません。以降、保険年度ごとに確定保険料と概算保険料を支払う「年度更新」とよばれる業務が発生します。
雇用した従業員が雇用保険の被保険者要件に該当する場合、雇用保険の資格取得手続きが必要です。その従業員が退職する場合は資格喪失手続きが必要です。
また、従業員が育児休業や介護休業を取得する際は育児休業給付金に関する手続きが必要です。
労災が発生した場合は療養についての手続き、休業補償の手続き、死傷病報告の手続きが必要になることもあります。
社会保険（健康保険・厚生年金保険）についても、法人であれば従業員の有無にかかわらず適用事業となり、個人事業主であっても一定の条件を満たす場合には加入が義務付けられます。加入義務のない事業所において従業員を社会保険に加入させたい場合は適用事業所となるための手続きが必要になります。
適用事業所において雇用した従業員が被保険者の要件を満たす場合、社会保険の資格取得手続きが必要です。その従業員に被扶養者がいる場合、被扶養者についての手続きも必要になります。
被保険者である従業員が退職した場合は、資格喪失手続きが必要になります。
被保険者である従業員が傷病によって4日以上仕事に就くことができない場合は傷病手当金の対象になります。
被保険者である従業員の給与が増減した場合には標準報酬月額の改定手続きが必要となり、産休、育休を取得した場合には保険料の免除の手続きが必要になります。
事業所ごとに毎年度4月から6月までの被保険者の給与をもとに標準報酬月額を決定する定時改定とよばれる手続きが必要になります。
労基法関連
従業員を雇用した事業所では就業規則や労使協定などのルールを定めることが必要となる場合があります。労働基準法に基づき、従業員が10名以上となる事業場では就業規則の作成と届出が義務となりますが、人数が少ない段階でも、労務トラブルを防ぐために制度を整えておくことが望ましいとされています。
労基法関連の手続きは多岐にわたり、事業所の状況によって必要な手続きがまったく異なります。例えば、法定労働時間を超えて従業員を労働させる場合は36条の協定を締結し、届出をする義務が。変形労働時間制を採用する場合には就業規則に定める必要があること、などはよく知られている例ですが、それ以外にも状況に応じて求められる手続きは多数存在します。
社労士に相談することで、事業所の運営に必要な各手続きについての不明点を解決することができます。
社労士の対応できる業務は多岐にわたりますが、その中で最も基本となる業務と、それらが必要となる場面について簡単にご紹介します。
労働保険 （労災保険・雇用保険）に関する手続きでは、事業所は従業員を雇用した時点で適用事業所となり、労働保険に関する業務が発生します。
事業所単位で「労働保険関係成立届」や「概算保険料申告書」を提出しなければなりません。以降、保険年度ごとに確定保険料と概算保険料を支払う「年度更新」とよばれる業務が発生します。
雇用した従業員が雇用保険の被保険者要件に該当する場合、雇用保険の資格取得手続きが必要です。その従業員が退職する場合は資格喪失手続きが必要です。
また、従業員が育児休業や介護休業を取得する際は育児休業給付金に関する手続きが必要です。
労災が発生した場合は療養についての手続き、休業補償の手続き、死傷病報告の手続きが必要になることもあります。
社会保険（健康保険・厚生年金保険）についても、法人であれば従業員の有無にかかわらず適用事業となり、個人事業主であっても一定の条件を満たす場合には加入が義務付けられます。加入義務のない事業所において従業員を社会保険に加入させたい場合は適用事業所となるための手続きが必要になります。
適用事業所において雇用した従業員が被保険者の要件を満たす場合、社会保険の資格取得手続きが必要です。その従業員に被扶養者がいる場合、被扶養者についての手続きも必要になります。
被保険者である従業員が退職した場合は、資格喪失手続きが必要になります。
被保険者である従業員が傷病によって4日以上仕事に就くことができない場合は傷病手当金の対象になります。
被保険者である従業員の給与が増減した場合には標準報酬月額の改定手続きが必要となり、産休、育休を取得した場合には保険料の免除の手続きが必要になります。
事業所ごとに毎年度4月から6月までの被保険者の給与をもとに標準報酬月額を決定する定時改定とよばれる手続きが必要になります。
労基法関連
従業員を雇用した事業所では就業規則や労使協定などのルールを定めることが必要となる場合があります。労働基準法に基づき、従業員が10名以上となる事業場では就業規則の作成と届出が義務となりますが、人数が少ない段階でも、労務トラブルを防ぐために制度を整えておくことが望ましいとされています。
労基法関連の手続きは多岐にわたり、事業所の状況によって必要な手続きがまったく異なります。例えば、法定労働時間を超えて従業員を労働させる場合は36条の協定を締結し、届出をする義務が。変形労働時間制を採用する場合には就業規則に定める必要があること、などはよく知られている例ですが、それ以外にも状況に応じて求められる手続きは多数存在します。
社労士に相談することで、事業所の運営に必要な各手続きについての不明点を解決することができます。
●顧問契約とスポット契約
社労士に業務を委託する場合、主に顧問契約とスポット契約の二種類の契約に分けられます。
顧問契約は契約の範囲内の手続きについて、数や量にかかわらず定額で受託するというものです。多くの場合、月額で料金が発生します。
一方、スポット契約は顧問契約とは異なり、一つの業務に限り単体で受託するという契約です。
顧問契約の利点と欠点
継続的に手続きの依頼や相談ができるため、制度変更やトラブル発生時に迅速に対応できる点や、社労士側は会社の状況を継続的に把握することができるため、より精度の高い業務を提供することが可能になります。
コストの面においては、手続きや相談が一定範囲で定額化され、コスト予測がしやすい点が挙げられますが、その場合であっても顧問契約の範囲に何が含まれ、何が含まれていないのか、という確認が重要となります。
含まれてない業務がある場合、それらが発生する頻度や、発生した場合のコストを問い合わせてみるとよいでしょう。
具体的には。年度更新業務、育児休業に関する業務、労災に関する業務、就業規則作成、適用事業所の設置届、などが顧問契約に含まれずに別料金としている社労士事務所が多数あります。これらの業務が別料金であっても、そのかわりに顧問契約が低額であるのならば、顧問契約に含まれないことが即ち依頼者様にとって不利益であるという事はありませんが、錯誤が生まれないように契約前にしっかりと内容を確認することが重要です。
スポット契約の利点と欠点
必要な時だけ依頼できる点や、特定の手続きのみ依頼したい場合の柔軟性がスポット契約の利点です。
依頼する業務について個別に社労士に依頼することになるため、都度状況を説明する手間や、緊急時に依頼できる社労士がいなかった場合のリスクが欠点として挙げられます。
顧問契約は契約の範囲内の手続きについて、数や量にかかわらず定額で受託するというものです。多くの場合、月額で料金が発生します。
一方、スポット契約は顧問契約とは異なり、一つの業務に限り単体で受託するという契約です。
顧問契約の利点と欠点
継続的に手続きの依頼や相談ができるため、制度変更やトラブル発生時に迅速に対応できる点や、社労士側は会社の状況を継続的に把握することができるため、より精度の高い業務を提供することが可能になります。
コストの面においては、手続きや相談が一定範囲で定額化され、コスト予測がしやすい点が挙げられますが、その場合であっても顧問契約の範囲に何が含まれ、何が含まれていないのか、という確認が重要となります。
含まれてない業務がある場合、それらが発生する頻度や、発生した場合のコストを問い合わせてみるとよいでしょう。
具体的には。年度更新業務、育児休業に関する業務、労災に関する業務、就業規則作成、適用事業所の設置届、などが顧問契約に含まれずに別料金としている社労士事務所が多数あります。これらの業務が別料金であっても、そのかわりに顧問契約が低額であるのならば、顧問契約に含まれないことが即ち依頼者様にとって不利益であるという事はありませんが、錯誤が生まれないように契約前にしっかりと内容を確認することが重要です。
スポット契約の利点と欠点
必要な時だけ依頼できる点や、特定の手続きのみ依頼したい場合の柔軟性がスポット契約の利点です。
依頼する業務について個別に社労士に依頼することになるため、都度状況を説明する手間や、緊急時に依頼できる社労士がいなかった場合のリスクが欠点として挙げられます。
●顧問契約とスポット契約のどちらがコストを抑えられるか。
当然ながら、会社の人員規模に対して発生する手続き業務が少ないほど、スポット契約が有利となります。
反対に手続き業務が多いほど、顧問契約の方が有利となります。
発生する手続き業務の量とは具体的に、入退社数、育児休業件数、労災発生件数、が主として業務の大部分を占めます。
一概には言えませんが、全社員数に対する年間の入退社数がそれぞれ15％を超える場合や、育児休業中の社員が全社員の2％を超える場合、スポット契約よりも顧問契約の方が価格面で優位性を増してくると思われます。
どのような契約形態が最適であるか判断に迷う場合には、社労士に対し、現在の従業員数や雇用変動状況をお伝えの上、最適なものを問い合わせてください。
社労士であれば依頼者に対し顧問契約とスポット契約のどちらが適しているのかを提案する対応ができることが求められます。
顧問契約が適している場合、スポット契約が適している場合の例
★創業直後や新規事業所の設置時
社員数は少ないですが、必要な手続きが多数あります。労務管理に関する不明点や問題点などの相談も含め、顧問契約が最適な選択肢になると考えられます。落ち着いたところでスポット契約に切り替えるとよいかもしれません。
★会社が拡大フェーズにある
制度整備や労務リスクが増えるため、不測のコストを抑制できるという点で顧問契約が有利といえるでしょう。
★社員数に対して労働・社会保険加入者が非常に少ない会社
パートタイマーを中心とした従業員構成で、正社員の比率が非常に少ない会社である場合、手続き業務の量は少ないことが予想されるため、スポット契約の方がコストを抑えやすいといえるでしょう。一方、労務相談などの業務量は単純な従業員数に比例して増加していくことが予想されるため、顧問契約の方が有利な場合もあります。
★人員の変動が少なく安定した会社
手続きが少ないためスポット契約が最適な選択肢といえるでしょう。
★社内に労働・社会保険手続きについて詳しい従業員がいる場合
社労士の関与が最小限でよい場合は、規模の大きい会社であってもスポット契約が有利となる場合があります。
反対に手続き業務が多いほど、顧問契約の方が有利となります。
発生する手続き業務の量とは具体的に、入退社数、育児休業件数、労災発生件数、が主として業務の大部分を占めます。
一概には言えませんが、全社員数に対する年間の入退社数がそれぞれ15％を超える場合や、育児休業中の社員が全社員の2％を超える場合、スポット契約よりも顧問契約の方が価格面で優位性を増してくると思われます。
どのような契約形態が最適であるか判断に迷う場合には、社労士に対し、現在の従業員数や雇用変動状況をお伝えの上、最適なものを問い合わせてください。
社労士であれば依頼者に対し顧問契約とスポット契約のどちらが適しているのかを提案する対応ができることが求められます。
顧問契約が適している場合、スポット契約が適している場合の例
★創業直後や新規事業所の設置時
社員数は少ないですが、必要な手続きが多数あります。労務管理に関する不明点や問題点などの相談も含め、顧問契約が最適な選択肢になると考えられます。落ち着いたところでスポット契約に切り替えるとよいかもしれません。
★会社が拡大フェーズにある
制度整備や労務リスクが増えるため、不測のコストを抑制できるという点で顧問契約が有利といえるでしょう。
★社員数に対して労働・社会保険加入者が非常に少ない会社
パートタイマーを中心とした従業員構成で、正社員の比率が非常に少ない会社である場合、手続き業務の量は少ないことが予想されるため、スポット契約の方がコストを抑えやすいといえるでしょう。一方、労務相談などの業務量は単純な従業員数に比例して増加していくことが予想されるため、顧問契約の方が有利な場合もあります。
★人員の変動が少なく安定した会社
手続きが少ないためスポット契約が最適な選択肢といえるでしょう。
★社内に労働・社会保険手続きについて詳しい従業員がいる場合
社労士の関与が最小限でよい場合は、規模の大きい会社であってもスポット契約が有利となる場合があります。
●手続き代行業務の内容について
社労士が提供する手続き代行業務の内容について説明します。顧問契約、スポット契約、いずれの場合であっても同様の内容です。
手続き代行とは、①申請のための書類の提供、②申請書の作成の代行、③提出代行の3段階に分解することができます。
①の書類の提供とは、申請に必要な会社の情報や、従業員の個人情報のことです。郵送や電子的な方法によって社労士に提出していただくことになります。
②社労士は提出された書類の情報をもとに、必要な情報を抽出し、申請書を作成します。適切な情報がない場合は、再度依頼者様に提出を求めます。
③提出代行とよばれ、作成された申請書を各行政機関に提出します。直接窓口に提出する方法や、郵送、電子申請などがあります。
上記①②③は、実際には、社労士が提供するサービスごとに内容が異なります。
必要な情報を社労士に提出するだけで、書類作成から提出までを完全に代行するものから、
申請書は依頼者様側で完成させ、社労士はチェックしたのちに提出をするのみ、といった提出代行に近いものもあり、求めるサービスに応じた社労士を選択することが大切です。
渡すだけか、自分で記入するか？
①の必要書類の提供の方法もさまざまです。
どのような情報が申請に必要なのかを依頼者様が調べるのではなく、社労士側がご案内し、依頼者様は必要な書類を社労士に提供だけすればよい。という方法が最も依頼者様にとってご負担の少ない形であると思われます。一般的にはこのような方法で手続き代行が行われています。
しかし、近年では従来型の方法以外に、依頼者様がインターネット上の専用フォームに必要事項を入力するというサービスを提供する社労士事務所も登場しました。
社労士は書類から申請書作成に必要な情報を抽出する手間が省けるため、依頼者様が入力を終えた時点で申請書が完成し、社労士は簡単なチェックと提出行為だけをすればよいという社労士側にメリットの多い仕組みから、近年導入する事務所が増えています。
インターネット上の入力フォームに必要情報を入力する場合、入力フォームはわかりやすさを重視して設計されていますが、必要な情報を依頼者様自身で調べて入力する必要があり、間違えて入力した場合の責任は依頼者自身がとることになります。
このようなサービスは手続き代行というよりも、提出のみを行う提出代行サービスに近いものとなります。
半面料金が割安であることも多く、社内に手続き業務に詳しい従業員の方がいる場合にはよい選択肢になると思います。
丸投げか、共同作業か？
他にも、手続き業務をすべて代行するサービスではあるが、給与計算ソフトとの連携を求められるケースや、人事労務ソフト導入が条件であるもの、賃金データの提出について細かく指定された形式のデータを求められるケースなども考えられます。いずれも、社労士側が手続きを行うにあたってデータを加工する工数が削減できることで、低コストのサービスを実現している場合もありますが、反面、依頼者様側がそれに対応するための業務コストを払うことになるため、トレードオフの関係となります。
これらはサービス内容があらかじめ明示され、メリット・デメリットを含め、依頼者様が合理的に選択できることが条件です。入力フォームを使ったサービスやデータ連携は有益なサービスとなり得ますが、その場合、あらかじめその旨を明示することが社労士には求められます。
社労士が書類をすべて作成してくれると思って依頼したが、入力フォームに入力を求められて業務削減にはつながらなかった。というような失敗がないように「手続き代行」といっても違いがあることをご留意ください。
手続き代行とは、①申請のための書類の提供、②申請書の作成の代行、③提出代行の3段階に分解することができます。
①の書類の提供とは、申請に必要な会社の情報や、従業員の個人情報のことです。郵送や電子的な方法によって社労士に提出していただくことになります。
②社労士は提出された書類の情報をもとに、必要な情報を抽出し、申請書を作成します。適切な情報がない場合は、再度依頼者様に提出を求めます。
③提出代行とよばれ、作成された申請書を各行政機関に提出します。直接窓口に提出する方法や、郵送、電子申請などがあります。
上記①②③は、実際には、社労士が提供するサービスごとに内容が異なります。
必要な情報を社労士に提出するだけで、書類作成から提出までを完全に代行するものから、
申請書は依頼者様側で完成させ、社労士はチェックしたのちに提出をするのみ、といった提出代行に近いものもあり、求めるサービスに応じた社労士を選択することが大切です。
渡すだけか、自分で記入するか？
①の必要書類の提供の方法もさまざまです。
どのような情報が申請に必要なのかを依頼者様が調べるのではなく、社労士側がご案内し、依頼者様は必要な書類を社労士に提供だけすればよい。という方法が最も依頼者様にとってご負担の少ない形であると思われます。一般的にはこのような方法で手続き代行が行われています。
しかし、近年では従来型の方法以外に、依頼者様がインターネット上の専用フォームに必要事項を入力するというサービスを提供する社労士事務所も登場しました。
社労士は書類から申請書作成に必要な情報を抽出する手間が省けるため、依頼者様が入力を終えた時点で申請書が完成し、社労士は簡単なチェックと提出行為だけをすればよいという社労士側にメリットの多い仕組みから、近年導入する事務所が増えています。
インターネット上の入力フォームに必要情報を入力する場合、入力フォームはわかりやすさを重視して設計されていますが、必要な情報を依頼者様自身で調べて入力する必要があり、間違えて入力した場合の責任は依頼者自身がとることになります。
このようなサービスは手続き代行というよりも、提出のみを行う提出代行サービスに近いものとなります。
半面料金が割安であることも多く、社内に手続き業務に詳しい従業員の方がいる場合にはよい選択肢になると思います。
丸投げか、共同作業か？
他にも、手続き業務をすべて代行するサービスではあるが、給与計算ソフトとの連携を求められるケースや、人事労務ソフト導入が条件であるもの、賃金データの提出について細かく指定された形式のデータを求められるケースなども考えられます。いずれも、社労士側が手続きを行うにあたってデータを加工する工数が削減できることで、低コストのサービスを実現している場合もありますが、反面、依頼者様側がそれに対応するための業務コストを払うことになるため、トレードオフの関係となります。
これらはサービス内容があらかじめ明示され、メリット・デメリットを含め、依頼者様が合理的に選択できることが条件です。入力フォームを使ったサービスやデータ連携は有益なサービスとなり得ますが、その場合、あらかじめその旨を明示することが社労士には求められます。
社労士が書類をすべて作成してくれると思って依頼したが、入力フォームに入力を求められて業務削減にはつながらなかった。というような失敗がないように「手続き代行」といっても違いがあることをご留意ください。
●顧問契約に含まれる労務顧問について
スポット契約であっても、その対象となる手続きに関しては当然に社労士に相談することができます。
顧問契約に含まれる労務顧問は、個別の手続き業務以外に、人事労務に関する様々な内容を対象としているという違いがあります。
労務顧問は、日常的に発生する労務問題に対して、労働法、社会保険法の専門家である社労士の助言を継続的に受けられる契約です。
労働時間管理、給与計算、ハラスメント対応、休職・復職の判断、就業規則の運用、労災が発生した場合の対応など、会社が独自に判断するには難しい領域について、適切な助言を得られる点に大きな価値があります。
継続的な契約によって社労士は会社の状況を常に把握することができるため、スポット契約とは異なり、何が必要なのかという情報を会社側が自力で調べるのではなく、社労士側からお伝えし、お守りすることが可能になります。
一般的に、社労士との顧問契約において、労務顧問は手続き顧問に追加して契約する場合が多く、手続き顧問単体もしくは、手続き顧問＋労務顧問の二種類のいずれかとして契約される場合が多数を占めています。
どのような場合に労務顧問が必要となるかについては、手続き顧問契約の場合の例に準じます。
従業員の在籍期間が長く安定した会社など、必要な時だけ専門家の助言を受けることができれば足りる場合には労務顧問を依頼せず、スポット契約で都度相談することで十分な場合もあります。
一方で、きわめて多様な従業員で構成される入れ替わりの激しい会社などは労務リスクを抱えやすく、手続き顧問契約をしなかったとしても労務顧問だけは必ず依頼したいと希望される事業者様もいます。
手続き顧問単体契約の場合の相談業務の注意点
手続き顧問と労務顧問契約が分別されている社労士事務所において、手続き顧問契約のみを契約する場合、相談業務の内容について両社に認識の違いが生じることがあります。
手続き顧問契約単体の場合であっても、手続きに関連した相談業務については社労士事務所は応じる義務がありますが、労務に関する問題に近づいた場合に契約外であるとして相談を受け付けない場合も考えられます。
手続きに関する相談と、労務に関する相談業務は境界が難しい部分もあり、手続き業務に絞って業務を提供したい社労士側と、手続き業務の延長線上の相談を期待していた依頼者様との間で関係が悪化してしまう恐れもあります。
手続き顧問単体契約にあたりご不明点がある場合、社労士に対し相談業務の範囲についての説明を求めてください。社労士側は相談業務の範囲について明示する義務があります。
顧問契約に含まれる労務顧問は、個別の手続き業務以外に、人事労務に関する様々な内容を対象としているという違いがあります。
労務顧問は、日常的に発生する労務問題に対して、労働法、社会保険法の専門家である社労士の助言を継続的に受けられる契約です。
労働時間管理、給与計算、ハラスメント対応、休職・復職の判断、就業規則の運用、労災が発生した場合の対応など、会社が独自に判断するには難しい領域について、適切な助言を得られる点に大きな価値があります。
継続的な契約によって社労士は会社の状況を常に把握することができるため、スポット契約とは異なり、何が必要なのかという情報を会社側が自力で調べるのではなく、社労士側からお伝えし、お守りすることが可能になります。
一般的に、社労士との顧問契約において、労務顧問は手続き顧問に追加して契約する場合が多く、手続き顧問単体もしくは、手続き顧問＋労務顧問の二種類のいずれかとして契約される場合が多数を占めています。
どのような場合に労務顧問が必要となるかについては、手続き顧問契約の場合の例に準じます。
従業員の在籍期間が長く安定した会社など、必要な時だけ専門家の助言を受けることができれば足りる場合には労務顧問を依頼せず、スポット契約で都度相談することで十分な場合もあります。
一方で、きわめて多様な従業員で構成される入れ替わりの激しい会社などは労務リスクを抱えやすく、手続き顧問契約をしなかったとしても労務顧問だけは必ず依頼したいと希望される事業者様もいます。
手続き顧問単体契約の場合の相談業務の注意点
手続き顧問と労務顧問契約が分別されている社労士事務所において、手続き顧問契約のみを契約する場合、相談業務の内容について両社に認識の違いが生じることがあります。
手続き顧問契約単体の場合であっても、手続きに関連した相談業務については社労士事務所は応じる義務がありますが、労務に関する問題に近づいた場合に契約外であるとして相談を受け付けない場合も考えられます。
手続きに関する相談と、労務に関する相談業務は境界が難しい部分もあり、手続き業務に絞って業務を提供したい社労士側と、手続き業務の延長線上の相談を期待していた依頼者様との間で関係が悪化してしまう恐れもあります。
手続き顧問単体契約にあたりご不明点がある場合、社労士に対し相談業務の範囲についての説明を求めてください。社労士側は相談業務の範囲について明示する義務があります。