勤怠用語解説 日数に関する用語

出勤日数
出勤日数は出勤した日数を表します。どのような理由であれ労働をすれば1日として計上されるため、その出勤が休日出勤であっても定められた労働日であっても区別をつけずに単純合計されることに注意しなければなりません。この出勤日数をもって出勤や欠勤を判断したり、給与計算のための数字として用いられることは原則ありませんが、日額支給の交通費などの計算にとっては重要な数値となります。

所定労働日数
従業員に義務付けられた出勤日のことを所定労働日といい、その1か月の合計を所定労働日数といいます。あらゆる給与計算において重要となる数字の一つです。
この所定労働日に欠勤した場合を欠勤といいます。
所定労働日数には勤務することが予定されている日数を表す場合と、その予定された日数のうち実際に出勤した日数を表す場合の2種類があり、勤怠ソフトを使用するときはどちらが表示されているのかに気をつけください。

欠勤日数
所定労働日に出勤せず、終日労働しなかったものは欠勤日として計上します。
少しでも労働した場合は欠勤とはならず、この場合は遅刻や早退となります。

休日出勤という表現について 
休日の日に出勤することを休日出勤と一般的に呼ばれていますが、休日出勤には2種類あり、性質が異なるため区別せずに「休日出勤」という単語を使うと誤解を招くことがあります。
そのため、法定休日に出勤した場合と、それ以外の会社所定の休日に出勤した場合を区別して呼ぶことが適切です

法定休日出勤数
労働基準法は週に1日、または4週間に4日の休日を設けることを義務付けており、これを法定休日といいます。
この法定休日に出勤した場合は「法定休日出勤」となり、特別に３５％の割増賃金を支払う義務が発生します。よって「法定休日出勤」の日数は正確に把握しなければなりません。
ただし、法定休日出勤日数は法定休日に何時間労働したのかを問わず1日と計上されるため、実際の給与計算では「法定休日労働時間」を使用する場合がほとんどです。

所定休日出勤数
法定休日とは異なり、法律上の義務ではないが会社の規定で設けられている休日を所定休日といいます。
週休2日の労働者の方も多いと思いますが、週に休みが2日ある場合、1日を法定休日、残りの1日が所定休日という認識でほとんどの場合間違いはありません。
この所定休日に出勤した場合はどのように給与計算をするべきでしょうか。
もちろん会社独自のルールで法定休日出勤と同等の待遇としてもよいのですが、ほとんどの会社は時間外労働として計算し、法定休日とは区別しています。

有給休暇
労働すべき日に労働義務を免除されることとした日です。世間一般的には休むことができる日という認識がされていますが、労働したことになる休暇日という表現の方が適切でしょう。
出勤するべき日が有給休暇になるため、元々休日の日を有給休暇に指定することはできません。
給与計算をするうえで出勤日と同様の扱いで問題ない場合がほとんどですが、例えば、日額で支払われる交通費などの手当を支給しないと定めている場合には出勤日と区別して計算する必要があるでしょう。

特別休暇
欠勤ではあるが配慮が必要な事情に対する救済措置として多くの会社で設けられていますが、法律上で定められているものではなく会社が独自に定めているものであるため、適用条件も給与計算上の扱いも統一的な基準はありません。
一般的には有給休暇と同等の扱いをする場合が多く、他には無給の欠勤扱いだが皆勤手当は支給されるという場合もあります。
慶弔休暇という名称で定められている会社も多いでしょう。

時間に関する用語の解説

総労働時間
出勤日数の解説と同様ですが、あらゆる労働時間を合計したものを表します。従業員が勤務形態にかかわらず何時間働いたのかという情報を知りたい場合には有用な数値となりますが、給与計算においてはあまり使われることはありません。

所定労働時間
所定労働日に定められている労働時間を所定労働時間といいます。これを1か月分合計すると、その労働者が1か月に労働すべき時間が求められます。
月給制の労働者の場合、月給を1か月の所定労働時間数で除すことでその月の実際の時給を算出することができます。
所定労働時間という表現が労働契約上の予定された時間数なのか、実際に労務の提供があった時間数なのか、予定と現実の違いを間違えることがないように区別することが重要です。
​当事務所では所定労働時間のうち、実際に労働した時間を実所定労働時間と表現して区別しています。

時間外労働についての解説
「残業」という言葉
多くの給与計算ソフトでも残業という言葉が多用され、その言葉自体は外部的に多くの人に説明するうえでとても分かりやすい表現だと思いますが、残業という言葉の定義の曖昧さから給与計算の現場において適した表現とは言えません。給与明細の項目名として使用したり、時と場合に応じて会話の中で使用することは全く問題ありませんが、正確性が求められる場面では「時間外労働」という言葉を使うことを推奨します。
所定労働日において定められた労働時間の前後に、時間を延長する形で追加の労働した時間のことを「残業」と表現する場合が多いと思いますが、所定休日に出勤した場合の労働時間は残業と呼ぶべきでしょうか。また、当初は所定労働時間（残業ではない）のはずだったがその後の事情で法定外労働時間になってしまった場合などはどのように表現すればよいでしょうか。
このように、「残業」ではなく「時間外労働」という単語を使用することが適切な場面が多々あるのです。


法定外労働時間
１日の労働時間が8時間を超えたら法定外。1週間の労働時間が40時間を超えたら法定外。これ以外にも法定外となるざまざまな条件がありますが、この二つのルールについては多くの方がご存じだと思います。基本的に残業をすることによって法定外労働時間が発生するため、「法定外残業」という言葉も使われていますが、法定外労働は必ずしも残業によって生じるわけではありません。従業員の方に説明をするうえではどちらの言葉でもまったく問題はありませんが、給与計算を行うにあたっては法定外労働時間という言葉を推奨します。
60時間超法定外労働時間
法定外労働時間が６０時間を超えていた場合、割増率が異なるため超えた時間数を別に管理します。
勤怠管理ソフトによって、法定外労働時間と60時間超の部分を完全に分離させて計上するものと、法定外労働時間の中に60時間超の部分が含まれて計上されているものの2種類があり、間違えることがないように気を付ける必要があります。

所定外労働時間
時間外労働から法定外労働を除いた労働時間のことを所定外労働時間といいます。
なぜ取り除く必要があるのか。法定外労働は通常の労働と異なり割増賃金の対象となるため別に計算する必要があるためです。
所定外労働は時間外労働であるという点で法定外労働と共通していますが法令の基準の範囲内の労働となり、割増賃金の対象にはなりません。
所定外労働と同じ意味を持つ言葉として法定内残業という呼び方があります。
これも「残業ではあるが法令の範囲内」という意味を表すものとして適切な表現といえますが、時として残業をしていなくても法定内残業として計上すべき場合もあるため、なるべく曖昧な表現を使うべきではないという考えから当事務所は「所定外労働」を使用しています。
もう一つ「法定内時間外労働」という表現もあり、非常に的確な表現であることは疑いがありません。ただし、言葉の持つ意味の方向性が、法定内という内側方向かつ、時間外という外側方向へと向いているため勤怠管理業務の勉強を始めたばかりの方が混乱しやすいという欠点があります。
いずれの表現も、すでに勤怠管理の現場において使用されている場合は無理に変化させることなく、いくつかの類義語があることを知ったうえで情報共有をすることが大切です。

法定休日労働時間
法定休日に労働した時間が計上されます。
法定休日ではない所定休日に労働した時間は時間外労働として扱い、もし週の法定労働時間を超えていた場合は「法定外労働時間」に、超えていなければ「所定外労働時間」に計上します。

遅刻時間・早退時間
所定労働日に遅刻した時間、早退した時間を合計した数値です。
遅刻と早退で別々に集計する場合と、両方の合計値を集計する場合があります。
皆勤手当の計算をする際に必要になる数値の一つです。この数値を用いて給与の控除計算を行うかどうかは会社によって異なりますが、多くの場合は「控除時間」という項目を設け控除計算に使用しています。

控除時間
給与の控除計算をするために設けるものです。控除時間が何を意味するのか定義はさまざまで統一した手法がないため、対応していない給与計算ソフトもあり、あっても希望するものとは異なる仕様の場合は独自で計算しなければなりません。
今回は多くみられる3つの手法について解説します。

①1日の遅刻早退時間と時間外労働時間を相殺する方法
遅刻早退をしても、同じ日に時間外労働をしていれば相殺するというものです。
1日の総労働時間と所定労働時間を比較し、総労働時間の方が少なかった場合に不足している時間を控除時間に計上し、一か月分を合計します。
1時間遅刻した者が1時間残業をした場合、定められた時間分労働したとみなして控除時間はありません。ただし、遅刻という事実は変わらないため皆勤手当には影響します。同様に深夜時間に至った場合でも深夜に労働したという事実は変わらないため、所定深夜労働時間に計上しなければなりません。

②月の遅刻早退時間と所定外労働時間を相殺する方法
日ごとに控除時間の計上をするのではなく、一か月の合計値によって控除時間を作成するという手法です。
ある日の遅刻早退時間と、別の日の所定外労働時間を相殺することになるため、①の手法よりも労働者に有利といえますが、遅刻早退をしても別の日に足りない分を取り戻すことが可能な仕組みによって職場の労働者間の不平を生まないような秩序も求められます。
また、遅刻早退時間と相殺できるのは「所定外労働時間」です。「法定外労働時間」と相殺しないように気を付けてください。

③控除時間を設けず、遅刻早退時間を控除時間とし、時間外労働には時間外労働としての手当を支給する方法
定時の労働と所謂残業とが明確に区別されている職場においては、遅刻早退時間と時間外労働の相殺を行わないという判断も合理的です。
1時間遅刻した従業員がその日に1時間の残業をしても、遅刻は遅刻として1時間分控除し、残業は残業代として1時間分支給することになります。
ほとんどの場合「控除計算に用いられる時給」と「時間外労働の計算に用いられる時給」の単価は異なるため、この従業員の給与額は遅刻なく定時で働いた場合の給与額と異なります。
また、この計算方法をとる場合、労使間で公平性が保てるような仕組みの構築が不可欠です。
前述の従業員が他の全従業員とともに一斉に残業を行っている場合を考えてみましょう。他の従業員が法定外労働の割増賃金を受け取る一方、遅刻したことで法定外労働ではなくなった従業員には割増賃金が支払われなかった場合、何のために遅刻早退時間と残業時間を明確に区別しているのかという正当な理由が問われることになるかもしれません。

深夜労働時間
深夜労働に対しては２５％の割増賃金を他の割増賃金とは別枠で支払わなければならないため、深夜労働時間をそれ以外の労働時間と区別して計上する仕組みが必要です。

所定深夜
所定労働が深夜に及ぶ場合に計上されます。通常の勤務時間が夜勤だった場合などが所定深夜に計上される例です。
所定外深夜
深夜に行われた所定外労働が計上されます。
法定外深夜。
深夜に行われた法定外労働が計上されます。
法定休日深夜
深夜に行われた法定休日労働が計上されます。

勤怠管理ソフトを使用する上で気を付けることとして、法定外労働時間と法定外深夜労働時間が完全に別枠で表示されている仕組みのものと、法定外労働時間には深夜を含んだ合計値が表示される仕組みのものがあり、その違いによって給与計算を間違えることがないようにしなければなりません。


以上が給与計算に必要な勤怠項目のうちで基本となるものです。